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Gestione dei progetti in home working

Nell’ultimo anno abbiamo investito molte energie per strutturare il nostro project management

28.04.21
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Nodopiano è un’agenzia digitale che lavora per clienti di diverse tipologie e con esigenze differenti; quotidianamente spaziamo dai software indispensabili per multinazionali al biglietto da visita del libero professionista, dalla gestione della comunicazione del commerciante locale al gestionale di una pubblica amministrazione.

Proporre un range di servizi così ampio richiede, al nostro interno, un’accurata capacità di gestione dei progetti e la scelta di tool adatti.

Gestione progetti e home working

Un componente del nostro team, a inizio 2020, si è trasferito in Finlandia e questo ci aveva già consentito di prepararci a lavorare in collegamento remoto, ma l’arrivo dell’home working “da pandemia” ci ha costretti a sviluppare un nuovo piano strategico che si è rivelato stimolante per tutti.

Nella realtà in cui ci siamo trovati non era più sufficiente gestire separatamente ciascun progetto in modalità Scrum, ma si è reso necessario avere una visione più elevata.
Quando si lavorava contemporanemente nello stesso open space era facile per ciascuno di noi essere aggiornato sui vari progetti in corso. Era come far parte dell’equipaggio di una nave sulla quale, una volta saliti a bordo, si conoscevano la direzione, le manovre e le decisioni. Bastava fare una pausa caffè per scambiare due parole e aggiornarsi sui vari progetti.
In maniera del tutto naturale (e sottovalutata!) si veniva a conoscenza del lavoro degli altri membri dell’equipaggio e tutti venivano trasportati sulla scia della nave.

Effetti collaterali del lavoro da remoto

Piombati nella nuova realtà, invece, era come se ogni progetto fosse diventato una piccola imbarcazione su cui saliva solamente il team dedicato. Da qui abbiamo iniziato a sperimentare le conseguenze negative dell’home working.
Persone attive su progetti differenti non avevano più immediatezza nello scambio di informazioni e seguire la scia della nave non era più così scontato.

Nuovi tool e strumenti di project management

Il primo passo per porre rimedio è stato quello di cercare nuovi tool che permettessero di avere una visibilità dei progetti su più livelli. Abbiamo iniziato ad utilizzare ClickUp, uno strumento di project management innovativo e adatto alle nostre nuove esigenze. Clickup ci permette di visualizzare in maniera immediata lo stato di avanzamento di tutti i lavori in essere.
Quando abbiamo la necessità di approfondire l’analisi di un singolo progetto lo si può fare con un click, senza perdere la visione di insieme. Se si vuole andare ancor più nel dettaglio è possibile analizzare il singolo task.
La transizione è avvenuta con 3 progetti nuovi e ci siamo subito resi conto che le cose stavano funzionando. Il valore aggiunto di questo tool è la possibilità di anticipare rischi e avanzare allineati, lasciando il minimo spazio a misunderstanding e ritardi, con la sicurezza di mantenere il più possibile sotto controllo gli imprevisti, eventualità quotidiane nel nostro lavoro.

Organizzazione del team in home working

In contemporanea alla scelta del nuovo tool, abbiamo iniziato a impostare i progetti assegnando a ciascuno di essi un Project Leader. Lavorando tutti da remoto abbiamo sostituito la comunicazione verbale con le chat delle piattaforma Mattermost, che tuttavia necessitava di un’integrazione per aiutarci a capire lo stato di avanzamento dei progetti.

Questo passaggio è stato fondamentale per il secondo step evolutivo: le riunioni in presenza non erano più possibili ed è cominciata l’era dei meet che, com’è stato ormai dimostrato, sono molto impegnativi, stancanti e mancano di empatia.
All’inizio dell'”era smart working da Covid-19” facevamo una call quotidiana di allineamento, poi abbiamo ridotto l’appuntamento a due volte a settimana. Infine ci siamo assestati a un (breve) meet settimanale che si tiene il venerdì mattina, i cui contenuti sono: programmazione settimanale degli incontri relativi ai singoli progetti e rapido allineamento sull’avanzamento delle attività. Nulla di tecnico o troppo dispersivo.

Smart working: sfida accettata!

Dopo mesi di cambiamenti, discussioni, incontri e assestamento possiamo iniziare a raccogliere dei frutti. L’esperienza maturata in quest’anno ha dimostrato quanto sia stato necessario intraprendere un approccio multiproject su più livelli, partendo da una visione globale per arrivare a una più particolare, dettata dalle singole esigenze di ognuno.
L’home working si è trasformato da “forzato” a “normale”, con l’ambizione di farlo diventare realmente smart. La strada che abbiamo intrapreso sembra essere quella giusta e siamo sempre pronti al cambiamento e alle nuove sfide che si presenteranno, pandemie incluse 😉

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