Il problema dei tempi burocratici
È risaputo che la burocrazia richiede tempo, soprattutto quando relativa a dei finanziamenti.
Infatti molte aziende rinunciano ad utilizzare i finanziamenti proprio perché la gestione amministrativa che sta dietro le pratiche da preparare per la partenza di un progetto formativo richiede una quantità di tempo scoraggiante.
Per questo motivo SMART.pro, azienda di Carbonera (TV), a maggio 2020 si è affidata a noi per lo sviluppo di una web app dedicata a semplificare la richiesta di finanziamenti per i progetti formativi e velocizzare tutta la parte burocratico-amministrativa necessaria.
La nascita di Kontiki
La nostra proposta consisteva nel realizzare un’applicazione web con un back end dedicato ai gestori delle pratiche e un front end per le aziende che vogliono creare i progetti.
Il software si sarebbe chiamato Kontiki e il suo obiettivo era proprio permettere a SMART.pro di gestire le richieste di formazione finanziata delle aziende nel più breve tempo possibile.
La piattaforma in breve
La prima versione dell’app, realizzata e messa online dopo soli 4 giorni dalla richiesta, comprendeva tutta l’interfaccia grafica e le prime funzioni per permettere ai fruitori di risparmiare tempo.
Inizialmente ogni passaggio compiuto dall’utente doveva essere confermato da un operatore e questo allungava drasticamente i tempi di richiesta di finanziamento.
Nei mesi successivi abbiamo lavorato sulla gestione di dati e file, automatizzare alcuni passaggi e collegare l’applicazione a un vero e proprio database.
Questo ha permesso a SMART.pro di riutilizzare le informazioni delle aziende richiedenti, semplificando i vari passaggi per entrambe le parti e riducendo notevolmente il tempo impiegato dagli operatori per tutta la parte amministrativa.
Inoltre, per facilitare ulteriormente le richieste è stato integrato Calendly, per permettere ai fruitori dell’app di prendere appuntamento senza alzare la cornetta del telefono, e molte operazioni che prima richiedevano l’intervento di un operatore sono state automatizzate.
Il salto di qualità
In origine il tempo impiegato per la gestione di una pratica si aggirava intorno alle 12 ore.
Oggi, con Kontiki, gli operatori riescono a seguire tutta la parte amministrativa impiegando circa 4 ore di tempo!
